Contrairement à un grand nombre d'applications, Acrobat (ou les applications du même acabit) ne possède pas de menu Fichier > Nouveau. Et oui... le format PDF n'est pas en soi un format de création... On ne se retrouve donc pas devant le syndrome de la page blanche
Il faut impérativement partir d'une source existante. Le plus classique reste dans l'univers du PréPresse, les fameuses solutions Xpress ou Indesign qui, une fois la mise en page et le contenu rédigés, peuvent produire directement du PDF.
Mais nous allons voir que l'on peut créer du PDF à partir de tout et n'importe quoi ou presque. Avant cela, il y a un autre point de discussion qui alimente les forums concernant l'outil de génération du PDF... il y a ceux qui ne pense que par le Distiller, et ceux qui font de tout bois tout feu... ou de tout feu tout bois.... Donc, Distiller mis à part (pour l'instant), voyons voir les diverses manières de générer un PDF.
Service Create OnLine PDF
Depuis le Menu Créer de Acrobat
Menu Fichier > Exporter PDF de certaines applications
De nos jours, le PDF étant devenu un standard d'échange et de partage de documents, un grand nombre d'applications propose directement depuis leur menu Fichier, de pouvoir soit enregistrer sous , soit exporter au format PDF.
En fonction du type d'application, les options sont plus ou moins fournies et intéressantes. L'illustration ci-dessous, présente deux boites de réglages presque aux extrèmes l'une de l'autre.
Sur la gauche, la boite de dialogue "enregistrer sous" de Freehand qui ne propose que quelques cases à cocher, et sur la droite, la boite de dialogue "Exporter" de InDesign qui elle, au contraire, s'étale dans une série de 6 onglets, proposant tour à tour une multitude d'options en ce qui concerne les paramètres généraux, la compression, la gestion des repères et des fonds perdus, les réglages de sortie, les paramètres avancés, la sécurité... bref carrément un Distiller intégré dans la boite de dialogue d'exportation.
Menu contextuel sur clik droit de souris : Fichier > Créer un fichier PDF
Ce menu est proposé par la Suite Acrobat. Il y a deux emplacements pour accéder à ce menu. Le premier se trouve directement dans le menu Fichier > Créer un fichier PDF de l'application, et vous trouverez le second dans le menu contextuel qui est présent dans l'ensemble de l'explorateur Windows.
Ce menu est accompagné d'une autre alternative Combiner dans Adobe Acrobat, qui permet de sélectionner plusieurs documents (peu importe leur localisation et leur type) et de les organiser en un seul et unique document PDF. Ceci permet notament lors de la présentation d'un projet aux partenaires, sponsors, clients.... de rassembler sous un seul document PDF, un ensemble de fichiers tels que, des analyses et comptes rendu Word, des tableurs et des grilles de calculs Excel, des présentations PowerPoint, des propositions d'interface utilisateur Photoshop, des logos et des identités visuelles Illustrator, des échanges de mails entre collaborateurs, des chartes et normes ISO déjà au format PDF, etc.. etc....
Il y a d'ailleurs au travers de cette fonctionalité, des options de sortie loin d'être négligeables, comme la pagination globale du document, l'ajout d'entête et pied de page, ainsi que le tramage d'un logo ou d'un libellé en travers de chaque page...
Menu Fichier > Imprimer de quelque application que ce soit
Adobe PDF Maker
Si vous possédez Acrobat, ou si vous vous êtes procuré une des applications présentées dans la première partie de ce tutorial, il y a toutes les chances pour qu'une imprimante virtuelle PDF soit installée sur votre système.
Si vous êtes un utilisateur Macintosh, et que vous arborez le système Mac OSX, là aussi, pas de soucis, Mac OSX s'appuie fortement sur un noyau PDF, pour la représentation de son interface utilisateur.
Pour en savoir plus sur le sujet Mac OSX et PDF, rapprochez vous de ces deux articles : Encore plus de liberté pour vos PDF et Mac OsX hints.
Donc, votre imprimante virtuelle installée, il ne vous reste plus qu'à imprimer, et à sélectionner l'imprimante Adobe PDF dans votre sélecteur d'imprimante. Une boite de dialogue vous invitera à nommer votre nouveau fichier PDF, et le cas échéant, à paramètrer un certain nombre d'options.
Il se peut qu'avec certaines versions d'Acrobat, et de votre système, vous ayez accès à deux imprimantes virtuelles Adobe PDF Writer et Adobe PS. Si vous ne possédez que la version Adobe PDF, vous pouvez toujours télécharger la version Adobe PS, depuis le site d'Adobe.
Toutes autres imprimantes virtuelles
Nous avons vu dans une étape précédente qu'il était possible de se procurer des solutions tierces pour fabriquer des documents PDF.
En fait, toutes ces solutions proposent des imprimantes virtuelles. C'est à dire, qu'une fois installées sur votre ordinateur, elles peuvent certes apparaître en fonction de leurs caractéristiques, comme icônes raccourcis au sein d'une application bureautique ou au travers d'autres menus, mais quoiqu'il en soit, elles apparaîtront comme imprimantes virtuelles dans la liste de vos imprimantes disponibles au moment de l'impression.
Vous avez l'exemple de l'utilisation de PDF 995 dans l'illustration ci-contre, mais il aurait tout aussi bien pu s'agir de BCL, win PDF, FinePrint pdfFactory PRO ou toutes autres solutions.
Icones apparaissant dans la Suite bureautique Microsoft Office
Lors de l'installation de votre application Acrobat (ou autre, en fonction des options que cette application propose), une série de 3 icones peut s'installer dans la barre de menu de votre suite bureautique. Généralement, ces trois icones proposent tour à tour, de Convertir en PDF, Convertir en PDF et envoyer par e-mail et enfin, Convertir en PDF et envoyer pour révision.
De plus, un nouveau menu AdobePDF est apparu dans la barre de menu principal. Si par ailleurs, vous avez installé Flash Paper, cette application aura ajouté également son propre menu à la barre principale.
Le distiller
Présentation
Considéré par certains comme étant le seul outil pouvant générer un PDF 'propre', le distiller est d'abord apparu comme un outil autonome et distinct d'Acrobat. Aujourd'hui, il s'intégre dans celui-ci et apparait dans la barre de menu Options Avancées > Acrobat Distiler. En effet, si l'on y prend garde, il se lance bien une nouvelle application : Acrobat Distiller.
Sans entrer dans un tutorial sur les réglages du Distiller, celui-ci est une application de présentation très basique et ne possède que très peu de menus.
Le menu Fichier qui sert à lancer un travail de distillation et à le suivre (génération d'un document Adobe PDF), et le menu Configuration qui lui, permet deux choses : d'une part, de paramètrer les diverses possibilités de distillation (.joboptions), et d'autre part, de gérer les dossiers de contrôle et polices.
Par défaut, Acrobat Distiler propose quelques options de distillation, qui sont : Basic, PDF/A, PDF/X, Qualité optimale, standard, supérieure, et optimisé pour internet. Si vous souhaitez explorer les diverses options proposé par le Distiller, une bonne introduction reste ce site.
Alors, quand faut-il utiliser le Distiller et quand faut-il utiliser les autres manières pour générer du PDF ?
Comme précisé dans l'introduction de ce chapitre, les avis sont partagés quant au réel sens de l'utilisation du PDF.
Si on creuse bien le sujet, les arguments en faveur du Distiller, sont : la taille plus faible du fichier généré (jusqu'à 40%), l'utilisation de fontes asiatiques, l'utilisation de police true type windows, la préservation de fichiers au format eps, les possibilités de compatibilités avec Acrobat 3.
Il faut également prendre en considération que le Distiller ne peut distiller que des documents Postscript, donc .ps ou .eps. On voit bien là, que l'idée majeure du Distiller est de travailler en Postscript et de préserver ce format.
Pour les plus développeurs d'entre vous, et pour ceux qui souhaitent mettre en place des routines de distillation utilisées par des applications tierces, vous trouverez l'API du distiller sur ce site.
Informations complémentaires sur la génération de document PDF
Voici une liste de sites qui vous permettra de compléter vos recherches sur la génération de documents au format PDF :
